به این ترتیب کاربران میتوانند با وارد کردن نشانی جیمیل و کلمه عبور مورد استفاده خود وارد سرویسهایی مانند iGoogle، یوتیوب، بلاگر، گوگل ریدر، AdWords یا پیکاسا شوند.
بهعنوان مثال کسانی که در یک شرکت همکارند، میتوانند وبلاگ سازمان را منتشر کرده و تصاویر یک پروژه را در آلبوم اینترنتی پیکاسا به اشتراک بگذارند، اخبار صنعتی را در گوگل نیوز پیگیری کرده و با استفاده از AdWords به تبلیغات آنلاین بپردازند.
علاوه بر آزادی عملی که کاربران با بهروزرسانی Google Apps مییابند، مدیران شبکه نیز میتوانند دسترسی به سرویسهایی را که مدنظر آنهاست، محدود کنند. این ویژگی برد بزرگی برای این سرویس خواهد بود و مایکروسافت را تحت فشار قرار میدهد.
Google Apps مجموعه نرمافزار همکاری و ارتباطی است که در دیتاسنترهای گوگل میزبانی میشود و شامل سرویسهایی مانند ایمیل، تقویم و پردازش ورد است که برای استفاده در محیطهای کاری در نظر گرفته شدهاند.